Gerindo o conhecimento

Uma preocupação que as instituições possuem hoje (ou pelo menos deveriam), é de como armazenar o conhecimento adquirido de modo estruturado, permitindo recuperá-lo sempre que necessário. Tanto que em uma matéria recente da revista Você S/A sobre as profissões do futuro, constava na lista a de "Analista de memória institucional". 


Pensando historicamente, essa tendência é "natural". Os bens materiais de tecnologia,  estão se tornando exponencialmente mais baratos e mais potentes. Segundo os estudos da Singularity University (Faculdade da NASA, nos EUA), até 2023 um computador terá a mesma capacidade de processamento do cérebro humano, e até 2050, a mesma capacidade que todos os cérebros do planeta. Se falarmos em Smart Dust (nano-processadores interligados em processamento distribuido), a capacidade de processamento parece infinita. Da mesma forma, a capacidade de armazenamento de informações têm crescido exponencialmente, enquanto o seu custo têm diminuído também na mesma velocidade, fazendo com que sejamos capazes de armazenar todo o conhecimento gerado pela humanidade.


Para ajudar a visualizar melhor de como (e para onde) estamos caminhando, estou colocando dois vídeos abaixo da série "Did You Know?" ("Você sabia?").

http://www.youtube.com/watch?v=6ILQrUrEWe8

http://www.youtube.com/watch?v=xKps5DBJEJ4

Esse avanço tecnológico e cultural faz com que o principal "ativo" das empresas e instituições de hoje não sejam bens materiais, mas sim pessoas... especificamente, o conhecimento que essas pessoas possuem. Não é por menos que estamos na era da comunicação e da informação, da construção do conhecimento de forma colaborativa. Para uma instituição, perder um colaborador é muito mais do uma pessoa menos no grupo, é parte de seu conhecimento que está sendo perdido.


Falando agora no nosso contexto, igrejas, a necessidade de gerir conhecimento não é menos importante ou necessário do que nas instituições comerciais. Começando pelo básico, quantos sermões, estudos e reflexões já não foram feitos na sua igreja, e depois simplesmente perdidos? Excelentes pregações que passados alguns domingos cairam no esquecimento? Ou então, arquivados apenas os slides utilizados, que ao serem acessados, não falavam por si só o que foi pregado? Ou então, quantas vezes algo ficou parado porque a pessoa que fazia (ou faz) não está, e ninguém mais sabe fazer? Pensando em informações mais sutis, como eu guardo que determinada casa não tolerou uma abordagem de evangelização, e outra se mostrou bem receptiva, para que as próximas pessoas que participarem de uma evangelização de rua saibam previamente como lidar em cada uma das situações? Ou ainda, como armazenar sites e informações da web que são relavantes?


A resposta para  essas perguntas ainda não é muito clara, ou melhor, definida. Não existe uma solução ou ferramenta mágica que você irá implantar e solucionar essas questões de forma definitiva. No entanto, existem princípios para que isso funcione, e alternativas de como fazer fazer isso.


Princípios


Colaboração


Não adianta nomear um responsável por construir essa base de conhecimento. O conhecimento só é construído quando as pessoas se interagem e colaboram entre si, com discussões, comentários e críticas construtivas, ou outras formas de interação. Um exemplo claro de conhecimento gerado pela colaboração é a própria Wikipedia, maior enciclopédia do mundo, desenvolvida totalmente de forma colaborativa.


Recentemente eu assisti um vídeo de uma pesquisado do "Institute For The Future" ("Instituto para o futuro"), Jane McGonigal, que achei genial. Ela fala justamente sobre a construção colaborativa de conhecimento dentro de jogos on-line, e sugere que se as pessoas jogassem games on-lines relacionados aos grandes problemas que enfrentamos, poderíamos achar soluções de problemas simplesmente jogando no pc (para quem se interessou pelo vídeo, clique aqui para assisti-lo).


Comprometimento


Para que essa colaboração aconteça, é necessário que cada pessoa tenha um comprometimento pessoal com essa colaboração. Precisamos sempre manter o sentimento de que estamos fazendo parte de algo maior, que estamos colaborando para a construção de um conhecimento que ajudará pessoas no futuro, e por isso vale a pena gastar tempo armazenando essa informação que você possui. Particularmente, é o motivo pelo o qual eu escrevo esse blog, para que possa ser útil,de alguma forma, para pessoas que precisem de um conhecimento que talvez eu possa dar minha ponta de ajuda.


Apoio


A igreja, como em outras instituições, tem boas idéias enterradas por falta de apoio e visão da liderança. O incentivo da liderança para que esse tipo de iniciativa seja aplicada em toda a igreja é decisivo para o sucesso. Isso porque envolve a mudança de uma cultura, ou seja, as pessoas devem assimilar essa idéia e praticá-la, o que não é uma tarefa fácil. Mas se no seu caso você não tem esse apoio, procure pelo menos realizar no seu contexto, como, por exemplo, na sua sala de EBD, ou no grupo de louvor que você toca.


Idéias de aplicação


- Wikis


Basta navegar um pouco pela wikipedia (Wikipedia Brasil) para ver o como essas ferramentas são interessantes para catalogar e buscar conhecimento. O texto de um assunto leva aos assuntos, temas e palavras relacionados, tornando a leitura dinâmica e interativa. Outra vantagem é a interatividade que proporciona. No site  http://www.wiki.com/ você pode criar suas próprias wikis. Pode ser um bom caminho para a sua base de conhecimento.


- Fóruns


Eu tocava no grupo de louvor de uma igreja onde os membros criaram um fórum exclusivo para os participantes da equipe. Foi uma experiência muito interessante. Através do fórum eram decididas as músicas que seriam tocadas, compartilhavamos as experiências e sentimentos, eram sugeridas e votadas as músicas novas que seriam inseridas no repertório etc. 
Existem ferramentas de criação de fóruns, com diversas funcionalidades de configuração, permissões de acesso, etc. É uma solução interessante, mas a busca pelas informações armazenadas não é tão interativa quanto na wiki.


- Blogs


Uma solução interessante para armazenar e compartilhar idéias, mas não oferece uma interatividade entre as pessoas  tão grande quanto as opções anteriores. É uma boa solução para armazenar, por exemplo, pregações, estudos, reflexões etc. 
Recentemente, eu entrei em uma rede-social (http://ubeblog.ning.com) de "blogueiros cristãos", onde os membros conseguem se interagir, buscar e acompanhar os blogs de seu interesse, etc. Ainda não "explorei" essa ferramenta, mas achei muito interessante para encontrar pessoas com interesses em comum e construir conhecimento juntos.


- Documentos compartilhados


O uso de documentos compartilhados na web, como o google docs, é muito interessante para a construção de algo específico, por um grupo específico, como por exemplo a apresentação de um determinado projeto, mas não é prático para assuntos muitos genérios e/ou acessados por muitas pessoas.


- Youtube


Além de ser uma saída muito interessante para armazenar mensagens e pregações, pode ser usados para treinamentos, estudos, propagandas etc. Não é muito colaborativa, mas é uma saída para armazenar e divulgar vídeos da igreja. A principal dificuldade nesse ponto ainda é técnica/financeira. Nem todas as igrejas possuem recursos para adquirir os equipamentos necessários para realizar a captação do vídeo com qualidade (audio e visual).


- Web 2.0 (Redes Sociais)


Redes sociais são muito práticas pois englobam muito de todas as alternativas mais citadas. Aliás, hoje nós interagimos muito mais virtualmente com as pessoas do que pessoalmente, mesmo que essa pessoa esteja próxima. Mas a rede social tem seu lado negativo: Sem alguns cuidados, qualquer pessoa pode ter acesso ao que se está sendo falado. Particularmente, tenho uma experiência ruim de um projeto legal que foi finalizado por comentários em redes sociais, de pessoas da igreja que nem estavam envolvidas no assunto. Você tem que ter sabedoria para discernir o que pode ser discutido publicamente, e o que não pode.

A Igreja Automática

Outro dia eu li essa crítica (abaixo) feita pelo Osmar Santos, no site Música Sacra e Adoração, se referindo à substituição de pessoas por recursos e tecnologias que dispensam o trabalho humano, e achei bem pertinente trazer essa discussão para o blog, pois esse sentimento de “descarte das pessoas”é uma das barreiras psicológicas que muitas pessoas, e consequentimente, igrejas, possuem e que dificultam a implementação de novas propostas na igreja.
Eu tenho a seguinte opinião sobre essa questão: "O objetivo das propostas de implantação de tecnologia não é, e nunca foi, descartar o trabalho das pessoas. Pelo contrário, o objetivo delas é melhorar e sistematizar os processos repetitivos para que as pessoas tenham tempo para se dedicar às tarefas realmente importantes para o reino, como investir em vidas". Nenhuma tecnologia vai substituir a importância e a qualidade do tempo gasto com pessoas, "vida na vida". Nós somos a obra prima da criação, feitos imagem e semelhança do próprio Deus. Mesmos em nossa condição imperfeita, nós somos o objetivo do sacrifício de Cristo, e somos exatamente nós, as pessoas, que formamos o corpo de pessoas chamado igreja.
No entanto, não é por isso que propostas que melhorem o trabalho realizado na igreja não devam ser considerados. Ferramentas foram feitas para serem utilizadas, e vale o comentário, com sabedoria. Creio que para tudo vale o "bom senso". Voltando aos posts de gestão estratégica, temos que manter o foco no que é nossa missão, nosso objetivo em ser igreja. O que agrega valor, e nos permite ganhar tempo para atingir esse objetivo é valido e deve ser considerado, o que, ao contrário, nos distancia desse objetivo, deve ser revisto e então, se for o caso, descartado.


Texto da crítica:

A Igreja Automática

Osmar Santos

O culto estava lindo. Era a primeira vez que eu visitava a Igreja Automática. Havia poucas pessoas, mas isso não tinha a menor importância. O que realmente importava era que a cerimônia começava e terminava na hora exata. Todos os equipamentos funcionavam com perfeição. Pontualmente às 8h30 da manhã, um sistema de automação abria os portões e as portas da igreja, e ligava o ar condicionado central. Às 8h45 era ligado aparelho de DVD conectado a um vídeo projetor, devidamente posicionado, e o serviço de cânticos era iniciado, tudo automático, sem precisar de intervenção humana nem regente.

A iluminação e a temperatura ambiente eram muito adequadas, tornando o lugar aconchegante. A plataforma, antigamente utilizada pela Escola Sabatina e o Culto Divino, foi substituída por uma ampla tela de projeção, mesmo porque ninguém iria utilizar mais aquele espaço, e as janelas laterais mais próximas foram devidamente escurecidas para melhorar a qualidade da imagem. A música era muito agradável. O sistema de som fora adquirido sob encomenda para o tamanho e formato do ambiente, utilizando a melhor tecnologia disponível. Instrumentos como piano ou outros instrumentos musicais de som ao vivo era coisa do passado, pois precisavam de pessoas para funcionar, e isso era ruim, porque pessoas erram ou faltam. Uma nova coleção de DVDs do Hinário foi adquirida para garantir confiabilidade em qualquer ocasião.

Ao terminar os momentos de louvor prévio, teve início a Escola Sabatina, transmitida via satélite. O informativo mundial era transmitido diretamente do local onde os fatos ocorreram, mostrando pessoas e lugares, dando mais realidade e uma melhor compreensão da mensagem.

As mensagens musicais eram videoclipes de cantores já consagrados, o que garantia a qualidade. Nesse ponto, a Igreja Automática era um espetáculo, um show. Cantores de outros países também se apresentavam. Cantavam em outros idiomas, com legendas, mas nem precisava, porque se alguém quisesse saber do que tratava a letra da música, poderia buscar a tradução na internet.

A lição era transmitida ao vivo via satélite, sendo portanto explanada de forma geral, e não havia momentos de divisão em unidades, porque isso tomaria muito tempo. Cada pessoa registrava seu estudo diário e trabalho missionário em um terminal na entrada. As ofertas e os dízimos também eram entregues na entrada, onde havia um terminal bancário para transferências eletrônicas. O dinheiro em espécie deixou de ser utilizado na igreja, sendo apenas utilizado na forma de cartões de crédito ou débito em conta. Essa medida deixou a igreja mais segura, evitando assaltos. Também fora contratado um seguro, e um bom sistema de câmaras de vigilância instalado, para impedir o roubo dos equipamentos. Como funcionava sem precisar de pessoas, essa igreja era tecnicamente à prova de erros.

Após o fim da lição, a Escola Sabatina era rapidamente encerrada, dando início ao Culto. Os anúncios incômodos foram substituídos por flashes rápidos inclusos no rodapé do telão, e enviados a cada membro presente por e-mail. Essa medida economizou vários minutos da programação.  Os hinos congregacionais eram sempre regidos pelo DVD, assim como as mensagens de boas vindas, invocação e leitura de púlpito antes das ofertas.

As pessoas não cantavam muito, mas a música do DVD era tão bem produzida, e o volume um pouco mais alto, que não se ouvia muito a voz dos presentes. Na realidade eles nem precisavam cantar, já que o DVD vinha o play-back do hino com o vocal incluso. Assim, se um hino não fosse conhecido, se ninguém cantasse, não tinha a menor importância, o que realmente importava era que a programação era impecável e terminava no horário previsto.

O sermão era apresentado por um pastor muito conhecido, que havia produzido algumas séries de DVDs. Cada sábado era apresentado um dos sermões da série programada. Toda a programação era gravada com antecedência, e a igreja recebia um pacote de DVDs semestralmente. E o tempo era cronometrado: em exatos 25 minutos o sermão terminava. Assim, a Igreja Automática dependia menos do pastor que, às vezes, cometia o pecado de falar até quase meio dia.

Ninguém levava mais a Bíblia e o Hinário para a igreja, porque todas as passagens bíblicas eram mostradas no telão, assim como as letras dos hinos cantados. O estudo diário da Bíblia e da lição também deixou de ser muito importante, porque a lição apresentada vinha com muito mais informação do que nas lições impressas. E as Meditações Matinais eram também produzidas em CD, possibilitando serem ouvidas no som do carro enquanto as pessoas iam ao trabalho, dispensando o culto familiar, que tomava tempo.

O trabalho missionário, esse sim, teve uma mudança radical. Nada de distribuir folhetos, ministrar cursos e estudos bíblicos. Se uma pessoa mostrasse interesse, bastava fazer uma cópia do DVD com uma série de estudos bíblicos e doar para o interessado, dizendo que ao terminar de assistir o DVD, se estivesse interessado no batismo, bastaria passar um e-mail para o endereço apresentado no último estudo, e agendar o batismo. Pessoas com espírito verdadeiramente missionário já andavam com uma ou duas cópias do DVD, prontas para qualquer eventualidade. Estudos doutrinários em livros do Espírito de Profecia também eram coisa do passado. Ninguém precisava saber muito para responder perguntas, bastava ter o DVD certo, que tudo se resolvia.

O engenheiro responsável pelo projeto da Igreja Automática estava também trabalhando em um módulo chamado Igreja em Casa, para ser assistido via internet, dispensando a presença das pessoas no local da igreja, o que seria ainda muito mais cômodo e econômico. Um segundo passo do módulo Igreja em Casa poderia ser transmitido com hora agendada, dispensando a obrigatoriedade do horário, permitindo dormir até mais tarde no sábado, e assistir a programação durante o almoço, por exemplo. Esse módulo seria pago, dispensando o assinante das ofertas.

Uma forma de batismo virtual também já estava sendo estudada, a fim de diminuir ainda mais a dependência do pastor. Sem pastor, a estrutura de distritos e associação também deixaria de fazer sentido, bastando um único estúdio produzir o material e distribuir pelo país inteiro. Imagine quanta economia. Isso também garantia que todos recebessem o mesmo conteúdo a cada culto.

A Igreja Automática tinha sua programação destinada a alimentar espiritualmente os membros da igreja de forma coletiva. Necessidades individuais teriam que procurar alguma outra solução de forma particular. Uma coleção de DVDs estava à disposição para os mais variados fins, como cerimônia fúnebre, aniversário, apresentação de crianças, as principais datas comemorativas e até para tirar dúvidas sobre assuntos doutrinários específicos. O lema da Igreja Automática era: “há sempre um DVD para você”.

Antes da Igreja Automática, havia a necessidade de preparo espiritual individual, do culto familiar, do estudo da Bíblia e da atuação do Espírito Santo na vida de cada cristão para dar-lhe o poder de testemunhar. Naqueles tempos, um discípulo precisava apenas de uma Bíblia para evangelizar. Sua vida era o reflexo do que pregava. Um pastor ou um irmão era mais conhecido pela conduta, pelo conhecimento e pela forma como se relacionava com as pessoas. Hoje os equipamentos e a tecnologia substituíram quase tudo isso. O contato pessoal está sendo substituído pelo virtual, e o conhecimento pelo equipamento. O povo outrora conhecido como o povo da Bíblia, atualmente é o povo do DVD, do notebook e do vídeo-projetor. A julgar pelo rumo que estamos tomando, aonde realmente chegaremos?

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Nota do Autor:

Este artigo foi escrito com o propósito de causar uma reflexão ou discussão sobre o uso de recursos substituindo pessoas, e da impessoalidade a que estamos sujeitos a viver dentro da igreja. Nunca foi seu propósito combater o uso de recursos, tecnológicos ou não, ou atacar qualquer igreja, cargo, função ou pessoa, apenas evitar o exagero.

Retirado do site "Música Sacra e Adoração".

Para ler a notícia original, clique aqui.

Notícia: "Igreja deve apostar nas novas tecnologias de informação"

Inserido em 24-09-2010 14:40

Em Fátima, Emídio Rangel lembrou que actualmente, “não se governa sem comunicação”.

A aposta na tecnologia é fundamental para difundir a mensagem da Igreja, alertou hoje Emídio Rangel. Por isso, defende a aposta na televisão digital terrestre.

“A introdução da tecnologia digital vai abrir a possibilidade de aparecerem dezenas ou centenas de novos canais. Quem quer comunicar têm aí um instrumento privilegiado”, advogou esta manhã, em Fátima, durante um painel das Jornadas sobre República, Comunicação e Igreja.

O professor de Comunicação Social lembrou que, actualmente, “não se governa sem comunicação”, adiantando: “Já não chega só a hora da homilia e o espaço físico da Igreja, é preciso utilizar estes novos suportes”, afirmou no painel, desta manhã, das jornadas subordinadas ao tema “República – Comunicação – Igreja”.

Em resposta, o Bispo de Porto e presidente da Comissão Episcopal da Cultura, Bens Culturais e Comunicações Sociais, disse a Igreja está já a dar esse passo através das experiências desenvolvidas na rádio e na Internet. “Isto cria uma nova maneira de estar na comunicação social por parte da Igreja que já não é apenas de preparação é de perfeita efectivação.”

Retirado do site "Renascença: Música e Informação dia-a-dia".

Para ler a notícia original, clique aqui.

Noticia: "Tecnologia reduz viagens, aumenta a comunicação entre as instituições da Igreja"

Um exemplo de como a tecnologia pode ajudar a igreja a economizar nos custos, retirado do site "Adventist News Network". Segue abaixo a reprodução integral da notícia (para ir ao site original, clique aqui).

Wilson se encontra para oração com os líderes da Igreja mundial, através de videoconferência

Tecnologia reduz viagens, aumenta a comunicação entre as instituições da Igreja

16 Sep 2010, Silver Spring, Maryland, United States
Ansel Oliver/ANN

Oficiais da cúpula da Igreja Adventista do Sétimo Dia em vários países se reuniram no mês passado para oração embora permanecendo nos seus escritórios regionais. O Presidente da Igreja Adventista, Ted N. C. Wilson, na sede mundial da Igreja conduziu o grupo em 15 minutos de oração antes de delinear os planos para uma comissão de reavivamento espiritual recém-formada . Cada um dos nove presidentes das divisões mundiais que participaram em seguida transmitiram a outros dirigentes os progressos em seus territórios.

Wilson disse que planeja manter mais reuniões através de videoconferência mais adiante neste ano e no início do próximo.

Líderes da Igreja se reuniram através de vídeoconferência no mês passado para saber sobre os planos do presidente da Igreja Adventista, Ted Wilson, de uma comissão recém-formada de avivamento espiritual. Desde a direita, Dan Jackson, presidente da Igreja na América do Norte, Ted Wilson, Orville Pergaminho, assistente do presidente e Williams Costa Jr., diretor de comunicação da Igreja Adventista. À esquerda está Blasious Ruguri, presidente da Igreja na África Centro-Oriental. [foto de cortesia da Hope Channel]

Embora a realização de reuniões através de vídeo não seja uma novidade -- oficiais da Igreja têm realizado reuniões anuais com instituições denominacionais através de vídeos por mais de cinco anos -- os recursos da tecnologia estão a aumentar, o que pode reduzir a necessidade de encontros presenciais e seus custos elevados.

Os dirigentes podem agora se encontrar através de vídeos de alta definição que são criptografados para segurança, protegendo adicionalmente questões sensíveis ou financeiras. E desde a redução do orçamento de viagens na sede mundial, há dois anos, o número de reuniões no ano passado aumentou para 34, contra seis do ano anterior. Agora há cerca de duas por semana a partir da sede mundial, poupando à Igreja alguns custos de passagens aéreas, hotel e aluguel de carro.

"Estamos economizando centenas de milhares de dólares por ano", disse Joseph Davis, engenheiro de audiovisual que atua na sede denominacional. Ainda assim, ele acha que a denominação tem potencial para economizar ainda mais. A questão é o custo inicial para equipar computadores dos funcionários com o software.

Davis disse que não desanima ninguém de usar o Skype ou outros sistemas de diálogo online, mas muitos não permitem participação de vários usuários de diferentes regiões simultaneamente. Um avançado sistema está instalado para a maior parte da Igreja na América do Sul, há os funcionários de tecnologia da informação na América do Norte, e o recurso de vídeo existente entre escritórios regionais e a Divisão Inter-Americana, com sede em Miami, bem como a Divisão África Centro-Oriental, com sede em Nairobi, Quênia.

"Temos que expandir", disse Mark Lindemann, um veterano de 30 anos de marketing e assistente de audiovisual na sede da Igreja. "Não há razão para cada diretor de departamento e vice-presidente não ter esse recurso em seu computador".

Em anos recentes, a igreja na América do Sul equipou a maioria dos seus escritórios regionais e instituições com tecnologia de vídeoconferência. O presidente da região, Erton Köhler, é conhecido por freqüentemente solicitar o uso da sala de videoconferência durante uma visita à sede mundial para poder reunir-se com o pessoal e dirigentes na sua região.

Outros executivos da Igreja fazem uso de conferências via-Web para aumentar a familiaridade entre os funcionários que trabalham em diferentes continentes.

Desde que assumiu o leme do setor chamado Adventist Risk Management no início deste ano, Robert Kyte iniciou reuniões de equipe mensais, que apresentam novos funcionários, delineam novas iniciativas e destacam um departamento e seus funcionários. As reuniões, que geralmente duram meia hora, incluem todos os 140 empregados em Maryland, sul da Califórnia, Atlanta, Inglaterra e Brasil. Um obreiro que fala inglês e português interpreta as reuniões para os 14 funcionários no Brasil.

"Antes disso, uma pessoa em nosso escritório no Brasil nunca teria sabido qual era a aparência do chefe de contabilidade e quais seriam os seus interesses", disse Kyte."

Fonte: Rede Adventista de Notícias

Uma boa alternativa (e gratuita) é o uso de softwares de tecnologia VOIP, como o Skype ou o JustVoip. Redes sociais e fóruns também podem facilitar bastante a comunicação e divulgação de algo.

"Igreja aposta em sistema ERP para organizar contabilidade"

Outra dia estava pesquisando na internet alguma coisa sobre o tema de igreja e tecnologia, e encontrei uma notícia com o título "Igreja aposta em sistema ERP para organizar contabilidade" (clique aqui para ler a notícia original). Particularmente essa notícia me chamou muito a atenção por que, além de ser um exemplo prático do que estou propondo no blog, é algo que eu gostaria de fazer.
Tenho pesquisado sobre ERPs open source (gratuitos) para adaptar para o contexto da igreja, sendo uma opção barata (quase sem custos) e muito funcional.
Nesse post, gostaria de explicar um pouco do que é um ERP. 
A definição que está no wikipedia diz que "ERP (Enterprise Resource Planning) (...) são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema", ou seja, todos os processos de todas as áreas estão integradas em único lugar. 
Para explicar melhor, vou dar um exemplo. "O caixa de uma rede de lojas finalizou uma venda. Automaticamente o sistema da baixa dos produtos vendidos no estoque , que verifica se é necessário a reposição e faz o pedido para a central de distribuição, que se estiver com uma quantidade produtos menor que o limite já dispara uma solicitação de compra para o fornecedor, marcando a compra no sistema de contas a pagar. O vendedor tem seu nome registrado no sistema de RH responsável pela folha de pagamento já com a sua comissão calculada. As informações da venda são enviadas para os sistemas de Business Intelligence, onde farão parte das análises da alta gestão sobre quais são os produtos mais vendidos, em quais lugares, por que tipo de cliente etc". O sistema de ERP automatiza todos os processos (ou pelo menos os principais) da organização, dando uma maior velocidade e precisão.
Claro que para o nosso contexto, isso seria muito mais simples, mas se implantado e utilizando, pode oferecer ganhos significativos, especialmente se esse sistema for acessa via web, onde todos os responsáveis de cada processo podem se interagir dentro do seu dia-a-dia, sem a necessidade de "esperar até o fim de semana" para realizar todos se encontrarem e realizarem uma determinada tarefa.
Em outros posts eu vou descrever processos dentro da igreja e como automatiza-los em um sistema, mas por hora, penso nas vantagens de ter informações de caixa, patrimônio, secretaria, ministérios (dependendo de como a sua igreja é estruturada, essa organização pode variar bastante), integradas e se interagindo, sendo acessadas e utilizadas por seus responsáveis a distância... facilita muita coisa, não?!

Bases de Membros - Organizando as informações

Em uma certa ocasião, em uma igreja que eu congregava, o pastor solicitou à secretária que levantasse todas as pessoas que foram membros da igreja, data de entrada, data de desligamente etc. Não me recordo exatamente o tempo levado para a realização da tarefa, mas lembro-me que ultrapassou uma semana.

Se essas informações estivessem em uma base de dados, esse relatório poderia ter sido feito em segundos, todo o tempo gasto na tarefa poderia ser utilizado em atividades mais produtivas. 

Além da velocidade de acesso à informação, outra vantagem na informatização dos dados é a maior capacidade de análises. Quanto mais informação você tiver disponível, maior será sua capacidade de extrair conhecimento. Será possível fazer análises estatísticas, agrupar pessoas por uma determinada característica, sumarizar algum dado etc, tudo isso de forma rápida. Imagine ainda se essa informação estivesse na internet (devidamente protegido, com usuários, senhas, perfis de acesso etc), e essas consultas pudessem ser feitas de qualquer lugar, a qualquer momento.

Essa realidade não está nada distante. Desenvolver um cadastro simples é uma tarefa fácil para qualquer estudante de informática (que nos dias de hoie, deve existir na maioria das igrejas.. pelo menos dos grandes centros), mas creio que ainda existem alguns contras (pensando em igrejas) para que esse tipo de realidade ocorra:

- Falta de interesse - Ainda vivemos um momento de transição social no que se refere ao uso de tecnologia. As gerações mais maduras, que normalmente estão à frente da liderança da igreja, não vivenciaram o uso da tecnologia no dia-a-dia como as gerações mais novas vivenciam hoje. Na maioria das vezes, creio que os líderes de hoje não enchergam o potencial da informatização, ou não sabem como implementar algo sem custos elevados.

- Dificuldade na manutenção - Manipular dados com SQL (linguagem utilizada nos bancos de dados) pode ser relativamente simples para profissionais de informática, mas não é nada amigável para usuários "leigos". Outro ponto agravante é que os processos dentro da igreja (quando existem de forma definida), dificilmente estão maduros o suficientes para se saber exatamente o que se deve armazenar de informação, gerando muito retrabalho.

- Falta de tempo - Esse é um problema comum para a grande maioria dos profissionais de tecnologia da informação (inclusive eu, para escrever post mais profundos no blog), e não existe trabalho em TI que não demande tempo e atenção (mesmo que simples). Isso faz com que iniciativas que não sejam bem estruturadas e planejadas sejam abandonadas logo (problema que já passei, tentando desenvolver um sistema de controle de empréstimos de livros, para um seminário teológico em Moçambique).

Um ponto de partida

Você não conseguirá implantar um ERP (explicarei melhor no meu próximo post), ou um sistema complexo na sua igreja logo na primeira tentativa. O caminho é realizar essa mudança progressivamente. Meu conselho é, desenvolva uma planilha padrão para ser utilizada pela secretaria da igreja (não recomendo editores de textos, como o word). Você terá as informações de forma mais estruturada, terá uma capacidade considerável de análises e uma facilidade maior na busca de informações, além do fato que, uma vez digitada as informações, a migração para um banco de dados, ou um sistema de controle se torna muito mais fácil.

Para facilitar o trabalho, vou desenvolver um modelo para ajudá-lo nessa tarefa. Basta salva-lo em sua máquina, e começar a inserir os dados na planilha, seguindo as orientações. Assim que o mesmo estiver pronto, postarei um comentário em cima desse post, com o link para download.

Conceitos básicos de Gestão de Projetos

Com toda certeza, um assunto que líderes nas igrejas devem entender muito bem é gestão de projetos. O motivo disso é muito simples, muito do que fazemos na igreja são projetos, e para realiza-los da melhor forma possível, precisamos saber gerenciá-lo bem.

Apesar de não ser um especialista no assunto, tudo no meu dia-a-dia de trabalho está ligado a isso, o que torna esse tema muito "natural" para mim.

Nesse post eu gostaria de colocar alguns conceitos básicos para ajudar a você administrar os projetos dentro da sua igreja. Algumas coisas podem parecer um pouco óbvias, mas acredite, nem o óbvio é feito na maioria das vezes.

Projeto x Processo

O primeiro conceito básico é saber o que é um projeto, e o que o difere de um processo. O projeto, assim como o processo, é algo que precisa ser realizado (um conjunto de atividades), que tenha começo, meio e fim definidos.A diferença entre os dois é que o projeto ocorre uma única vez, enquanto o processo é cíclico, ou seja, se repete "n" vezes. Por exemplo, preparar a pregação do culto de domingo é um processo, organizar uma viagem missionária inter-continental, construir o templo da congregação, organizar um culto fora do templo etc, são projetos.

As 4 bases de um projeto

Escopo - Define o que será feito. É muito importante fechar bem o escopo do que será feito antes iniciar o projeto. Muitos projetos "dão errado" porque não foi bem definido o que ia ser feito, nem entendido o tamanho das atividades antes de iniciar o projeto, e no meio do desenvolvimento descobrem não será possível concluir o projeto por falta de recurso, ou finalizar na data necessária.

Tempo - Todas as atividades do projeto tem um tempo necessário para realiza-la. Depois de entender bem todas as atividades necessárias para realizar o escopo definido, e estimar o tempo necessário para realizar cada atividade, você consegue saber qual o tempo total para realizar o seu projeto. Quanto mais atividades, maior o tempo necessário para realizar o projeto.

Recurso - Em recursos é envolvido tudo o se tem disponível para realizar o projeto, ou seja, dinheiro, pessoas equipamentos etc.

Qualidade - Muitos gestores não consideram a qualidade como uma "variável", pois não é algo que você deva mexer. No entanto, se você tem que realizar uma tarefa com um escopo maior do que o tempo e recurso disponível para a mesma, naturalmente a qualidade do produto final será afetada, e o resultado será de pior qualidade do que o esperado. Sempre se programe para atingir o melhor nível de qualidade possível. Lembre-se que muitas vezes o "barato sai caro". Fazer mal-feito quer dizer que terá que ser feito "de novo".

Essas quatro bases se relacionam diretamente, se você diminuir os recursos (pessoas), terá que diminuir o escopo, ou aumentar o tempo do projeto, e assim por diante. Uma das maiores tarefas do gestor está em acompanhar essas variáveis e reorganiza-las, caso algo saia do programado.

Riscos

É natural que alguma coisa ao longo do projeto não saia como o previsto. A todo momento, existem riscos de ocorrer algo que impacte o seu projeto. Saber administra-los é fundamental para chegar no fim sem grandes transtornos. O segredo é antecipar o que poderia dar errado, e deixar um plano de ação para caso isso ocorra. Faça uma planilha com o que poderia ocorrer, coloque a probabilidade de ocorrer, e o impacto causado caso o problema ocorra (pode ser de 1 a 5, sendo 1 muito baixo, e 5 muito alto), para os problemas que você julgar mais ameaçador (impacto muito grande, ou impacto não tão alto, mas com grande chance de ocorrer), estabelece um plano de ação para o mesmo. Mantenha sua planilha de riscos sempre atualizada.

Fases do projeto.

Dependendo da metodologia utilizada, o projeto será dividido em fases diferentes, no entanto, podemos agrupa-las em basicamente 3 fases principais:

Planejamento - O planejamento, para mim, é a parte mais importante do projeto. É nessa fase que você irá definir escopo, recursos necessários, tempo, fazer análises de riscos, desenvolver o cronograma etc. Na ansiedade de "ganhar tempo", muitas pessoas queimam essa etapa e partem direto para o desenvolvimento das atividades. Isso é um grande erro, pois é justamente no planejamento que ganhamos tempo e dinheiro.

Desenvolvimento - Essa é a parte de estender as mangas e realizar as atividades programadas. O principal ponto de atenção aqui é acompanhar se o andamento do projeto está de acordo com o planejado. Caso gestor perceba que as coisas não estão andando corretamente, ou o planejamento não tenha sido bem feito, ele precisa agir rápido para replanejar e reorganizar as atividades, gerando o menor impacto possível sobre o projeto.

Encerramento-  Ao término do desenvolvimento, é importante apresentar os resultados para os interessados, fazer um balanço do que ocorreu, entender as falhas e pensar como elas podem ser evitadas no futuro, fazer treinamentos (caso seja a implantação de algo novo), etc.

Bom, espero que esse post o ajude a melhorar o andamento de seus projetos, ou pelo menos deixa-lo mais consciente sobre como tem sido a sua gestão. Procure colocar esses conceitos em prática, pesquise sobre o assunto, aprenda com seus erros passados e, acima de tudo, lembre-se que o que é feito para Deus merece todo o nosso empenho para realizar o melhor possível.