Conceitos básicos de Gestão de Projetos

Com toda certeza, um assunto que líderes nas igrejas devem entender muito bem é gestão de projetos. O motivo disso é muito simples, muito do que fazemos na igreja são projetos, e para realiza-los da melhor forma possível, precisamos saber gerenciá-lo bem.

Apesar de não ser um especialista no assunto, tudo no meu dia-a-dia de trabalho está ligado a isso, o que torna esse tema muito "natural" para mim.

Nesse post eu gostaria de colocar alguns conceitos básicos para ajudar a você administrar os projetos dentro da sua igreja. Algumas coisas podem parecer um pouco óbvias, mas acredite, nem o óbvio é feito na maioria das vezes.

Projeto x Processo

O primeiro conceito básico é saber o que é um projeto, e o que o difere de um processo. O projeto, assim como o processo, é algo que precisa ser realizado (um conjunto de atividades), que tenha começo, meio e fim definidos.A diferença entre os dois é que o projeto ocorre uma única vez, enquanto o processo é cíclico, ou seja, se repete "n" vezes. Por exemplo, preparar a pregação do culto de domingo é um processo, organizar uma viagem missionária inter-continental, construir o templo da congregação, organizar um culto fora do templo etc, são projetos.

As 4 bases de um projeto

Escopo - Define o que será feito. É muito importante fechar bem o escopo do que será feito antes iniciar o projeto. Muitos projetos "dão errado" porque não foi bem definido o que ia ser feito, nem entendido o tamanho das atividades antes de iniciar o projeto, e no meio do desenvolvimento descobrem não será possível concluir o projeto por falta de recurso, ou finalizar na data necessária.

Tempo - Todas as atividades do projeto tem um tempo necessário para realiza-la. Depois de entender bem todas as atividades necessárias para realizar o escopo definido, e estimar o tempo necessário para realizar cada atividade, você consegue saber qual o tempo total para realizar o seu projeto. Quanto mais atividades, maior o tempo necessário para realizar o projeto.

Recurso - Em recursos é envolvido tudo o se tem disponível para realizar o projeto, ou seja, dinheiro, pessoas equipamentos etc.

Qualidade - Muitos gestores não consideram a qualidade como uma "variável", pois não é algo que você deva mexer. No entanto, se você tem que realizar uma tarefa com um escopo maior do que o tempo e recurso disponível para a mesma, naturalmente a qualidade do produto final será afetada, e o resultado será de pior qualidade do que o esperado. Sempre se programe para atingir o melhor nível de qualidade possível. Lembre-se que muitas vezes o "barato sai caro". Fazer mal-feito quer dizer que terá que ser feito "de novo".

Essas quatro bases se relacionam diretamente, se você diminuir os recursos (pessoas), terá que diminuir o escopo, ou aumentar o tempo do projeto, e assim por diante. Uma das maiores tarefas do gestor está em acompanhar essas variáveis e reorganiza-las, caso algo saia do programado.

Riscos

É natural que alguma coisa ao longo do projeto não saia como o previsto. A todo momento, existem riscos de ocorrer algo que impacte o seu projeto. Saber administra-los é fundamental para chegar no fim sem grandes transtornos. O segredo é antecipar o que poderia dar errado, e deixar um plano de ação para caso isso ocorra. Faça uma planilha com o que poderia ocorrer, coloque a probabilidade de ocorrer, e o impacto causado caso o problema ocorra (pode ser de 1 a 5, sendo 1 muito baixo, e 5 muito alto), para os problemas que você julgar mais ameaçador (impacto muito grande, ou impacto não tão alto, mas com grande chance de ocorrer), estabelece um plano de ação para o mesmo. Mantenha sua planilha de riscos sempre atualizada.

Fases do projeto.

Dependendo da metodologia utilizada, o projeto será dividido em fases diferentes, no entanto, podemos agrupa-las em basicamente 3 fases principais:

Planejamento - O planejamento, para mim, é a parte mais importante do projeto. É nessa fase que você irá definir escopo, recursos necessários, tempo, fazer análises de riscos, desenvolver o cronograma etc. Na ansiedade de "ganhar tempo", muitas pessoas queimam essa etapa e partem direto para o desenvolvimento das atividades. Isso é um grande erro, pois é justamente no planejamento que ganhamos tempo e dinheiro.

Desenvolvimento - Essa é a parte de estender as mangas e realizar as atividades programadas. O principal ponto de atenção aqui é acompanhar se o andamento do projeto está de acordo com o planejado. Caso gestor perceba que as coisas não estão andando corretamente, ou o planejamento não tenha sido bem feito, ele precisa agir rápido para replanejar e reorganizar as atividades, gerando o menor impacto possível sobre o projeto.

Encerramento-  Ao término do desenvolvimento, é importante apresentar os resultados para os interessados, fazer um balanço do que ocorreu, entender as falhas e pensar como elas podem ser evitadas no futuro, fazer treinamentos (caso seja a implantação de algo novo), etc.

Bom, espero que esse post o ajude a melhorar o andamento de seus projetos, ou pelo menos deixa-lo mais consciente sobre como tem sido a sua gestão. Procure colocar esses conceitos em prática, pesquise sobre o assunto, aprenda com seus erros passados e, acima de tudo, lembre-se que o que é feito para Deus merece todo o nosso empenho para realizar o melhor possível.

Google Alerts

Eu monitoro alguns assuntos na web, principalmente em relação ao meu trabalho (Business Intelligence). Uma ferramenta que me ajuda muito é o Google Alerts (http://www.google.com/alerts). Nele você cadastra um assunto para ser pesquisado (como em uma busca normal), e o google envio no seu email todas as novidades encontradas sobre o assunto cadastrado dentro do período que você configura (novas ocorrências / diário / semanal). Com isso estou sempre atualizado com novidades, notícias, publicações e artigos científicos etc, sem gastar um grande esforço para encontrar essas informações.

Baseado em um trabalho de Inteligência Competitiva da minha pós, junto com um colega, nós montamos uma pequena interface para armazenar e analizar os links encontratos e observar a tendência daquele assunto.

Para o contexto do blog, você pode monitorar um assunto que seja relevante para a sua igreja, como por exemplo um projeto de lei que afete a igreja de algum modo.

O google alerts faz parte das ferramentas do google labs (http://www.googlelabs.com/). Nesse link você pode encontrar diversas ferramentas (gratuitas) que podem ter uma aplicação interessante para você.

Ferramentas do Google - Youtube

Mais do que assistir vídeos engraçados e clips de sua banda favorita, o youtube pode ser uma ferramenta interessante para diversos usos. Por exemplo, pode-se fazer um programa de treinamento com workshops, postar mensagens evangelisticas, estudos bíblicos, pregações etc.

Diversas vezes quando preciso tirar uma música (também sou músico), procuro no youtube alguém tocando, de forma que consiga ver e replicar os acordes, etc. Hoje quando quero passar o repertório para a banda, monto uma lista no youtube e mando o link da lista, assim todos podem escutar e tirar as músicas na versão que eu quero.

Hoje em dia, uma câmera de qualidade razoavelmente boa não é um investimento muito alto. Se sua igreja tiver condição, vale a pena investir.

Ferramentas do Google: Google Docs

Atraves do Google docs, você consegue editar documentos como planilhas eletrônicas, textos, apresentações de slides  etc. Apesar de não ter todos os recursos e capacidades de armazenamento de um Microsoft Office, por exemplo, ele tem algumas vantagens muito interessantes:

- É gratuito - Em casa, eu sei que todo mundo usa softwares piratas, especialmente da Microsoft. Tudo bem, as empresas normalmente não estão muito preocupadas com o uso indevido de seus produtos por pessoas físicas... mas muito cuidado quando estiver utilizando o nome, ou o equipamento da igreja. Para esses casos, sou contra a utilização de softwares piratas.

- Não precisa instalar

- Pode ser acessado de qualquer lugar que tenha acesso à internet (casa, trabalho, faculdade etc).

- É compartilhado entre vários usuários - Essa talvez seja a maior vantagem.Por exemplo, as músicas do grupo de louvor poderiam ser acessadas por todos da equipe, e qualquer um poderia corrigir uma parte da letra e/ou cifra, uma apresentação de um projeto, ou de um relatório financeiro poderia ser construído por todos os responsáveis, sem que todos precisem se reunir, etc.

Em relação à segurança, os documentos são protegidos por senha e somente pode ler ou ler/editar os usuários que o dono do documento permitir o acesso.

Ferramentas do Google - iGoogle

Após cadastrar uma conta no google, você pode alterar a página inical para uma página personalizada, o iGoogle. O legal disso, é que além de poder configurar efeitos visuais, como o tema da página, e seu layout, existem uma infinidade de gadgets (mini programas) que podem ser incluídos, desde coisas bobas, como joguinhos, até gráficos de acompanhamento da bolsa de valores em tempo real.

Em efeitos práticos, você consegue condensar diversas informações e atalhos para outros aplicativos (como google docs, orkut, youtube etc) em um único lugar. No meu iGoogle, eu cadastrei alguns aplicativos de notícias (Um de tecnologia, um de notícias gerais, um da globo e um da europo), versículos bíblicos, metereologia, agenda (calendário), lista de tarefas (muito útil para mim), acesso aos meus documentos do google docs, acompanhamento da bolsa de valores, traddutor de línguas, conversor de moedas (cotação atualizada em tempo real), calculadora, acesso ao google maps.... enfim, coisas que uso no meu dia a dia.

Um alerta sobre segurança

Antes de falar sobre qualquer ferramenta web, gostaria de fazer um alerta sobre segurança da informação (algo que normalmente não damos atenção, mesmo nos ambientes empresariais).

Tratando-se de computadores em rede, não existe informação 100% segura. Mesmo os arquivos salvos em sua máquina estão expostos a ataques de pessoas mal intecionadas, que muitas vezes não precisam ser um "Harcker profissional" para conseguir concretizar o ataque.

Claro que as empresas sérias que oferecem serviços na web possuem códigos e contratos de ética e sigilo sobre as informações postadas, além de uma arquitetura de segurança para evitar ataques de harckers que estejam interessados em acessar alguma informação, mas se tratando de cloud computing (armazenamento e busca de informações na web. Em português, "núvem de dados"), você não sabe aonde essa informação está sendo gravada (fisicamente), sob os cuidados de quem, sob quais leis etc.

Mas calma, isso não é motivo de pânico. Mesmo que por acaso alguém acesso algum tipo de informação sua, poucas informações de uma igreja são relevantes para um harcker. No entanto, peço que você tenha um cuidado especial com informações como nome, descrição física, endereços, contatos ou qualquer outro dado que identifique algum missionário que esteja "infiltrado" em um país aonde a pregação do evangelho seja proibida. Normalmente esses países possuem especialistas para identificar e coletar esse tipo de informação, e essa informação pode custar uma vida.

Ferramentas do Google: Introdução

Navegando pela internet, é possível encontrar diversos tipos de ferramentas e aplicativos freeware (gratuitos) de grande utilidade para ajudar na gestão e nos processos do "dia-a-dia" da igreja, ou mesmo da vida pessoal.

Ao longo dos próximos posts, gostaria de compartilhar algumas ferramentas que utilizo (ou já utilizei) que são bem interessantes.

Creio que uma das empresas que mais disponibilize ferramentas e aplicativos gratuitos seja o Google. Muito mais do que um portal de busca, o google oferece gama grande de aplicativos, com a grande vantagem de ser web (acessada de qualquer parte do planeta), integrada (muitas ferramentas interagem entre si) e colaborativa (permite inteiração entre diversos usuários). Essas características permitem que as pessoas consigam realizar as atividades relacionadas à igreja, mesmo dentro do seu dia-a-dia de trabalho/estudo/casa.

Essa possibilidade é essencial para o funcionamento das tarefas administrativas do contexto eclesiástico. Tirando as grandes igrejas, normalmente as comunidades têm dificuldade em manter algum tipo de profissional remunerado para atender as atividades e processos internos. Normalmente o trabalho é voluntário (e muitas vezes sem preparo, infelizmente), feito por pessoas que doam o pouco do seu tempo para realizar essas atividades.

Exatamente por isso que a tecnologia entra como uma aliada do Reino. Podemos utilizar ferramentas para facilitar o nosso trabalho, e ganharmos tempo para realizar mais coisas. Por exemplo, é realmente necessário marcar uma reunião no templo para um grupo pequeno de pessoas, sendo que a mesma conversa poderia ter sido feita por web conference?

Espero que os próximos posts ajudem vocês a otimizar o tempo de trabalho de vocês, e transferir esse tempo para o que realmente é importante na sua vida e na vida da sua comunidade de fé.