Conceitos básicos de Gestão de Projetos

Com toda certeza, um assunto que líderes nas igrejas devem entender muito bem é gestão de projetos. O motivo disso é muito simples, muito do que fazemos na igreja são projetos, e para realiza-los da melhor forma possível, precisamos saber gerenciá-lo bem.

Apesar de não ser um especialista no assunto, tudo no meu dia-a-dia de trabalho está ligado a isso, o que torna esse tema muito "natural" para mim.

Nesse post eu gostaria de colocar alguns conceitos básicos para ajudar a você administrar os projetos dentro da sua igreja. Algumas coisas podem parecer um pouco óbvias, mas acredite, nem o óbvio é feito na maioria das vezes.

Projeto x Processo

O primeiro conceito básico é saber o que é um projeto, e o que o difere de um processo. O projeto, assim como o processo, é algo que precisa ser realizado (um conjunto de atividades), que tenha começo, meio e fim definidos.A diferença entre os dois é que o projeto ocorre uma única vez, enquanto o processo é cíclico, ou seja, se repete "n" vezes. Por exemplo, preparar a pregação do culto de domingo é um processo, organizar uma viagem missionária inter-continental, construir o templo da congregação, organizar um culto fora do templo etc, são projetos.

As 4 bases de um projeto

Escopo - Define o que será feito. É muito importante fechar bem o escopo do que será feito antes iniciar o projeto. Muitos projetos "dão errado" porque não foi bem definido o que ia ser feito, nem entendido o tamanho das atividades antes de iniciar o projeto, e no meio do desenvolvimento descobrem não será possível concluir o projeto por falta de recurso, ou finalizar na data necessária.

Tempo - Todas as atividades do projeto tem um tempo necessário para realiza-la. Depois de entender bem todas as atividades necessárias para realizar o escopo definido, e estimar o tempo necessário para realizar cada atividade, você consegue saber qual o tempo total para realizar o seu projeto. Quanto mais atividades, maior o tempo necessário para realizar o projeto.

Recurso - Em recursos é envolvido tudo o se tem disponível para realizar o projeto, ou seja, dinheiro, pessoas equipamentos etc.

Qualidade - Muitos gestores não consideram a qualidade como uma "variável", pois não é algo que você deva mexer. No entanto, se você tem que realizar uma tarefa com um escopo maior do que o tempo e recurso disponível para a mesma, naturalmente a qualidade do produto final será afetada, e o resultado será de pior qualidade do que o esperado. Sempre se programe para atingir o melhor nível de qualidade possível. Lembre-se que muitas vezes o "barato sai caro". Fazer mal-feito quer dizer que terá que ser feito "de novo".

Essas quatro bases se relacionam diretamente, se você diminuir os recursos (pessoas), terá que diminuir o escopo, ou aumentar o tempo do projeto, e assim por diante. Uma das maiores tarefas do gestor está em acompanhar essas variáveis e reorganiza-las, caso algo saia do programado.

Riscos

É natural que alguma coisa ao longo do projeto não saia como o previsto. A todo momento, existem riscos de ocorrer algo que impacte o seu projeto. Saber administra-los é fundamental para chegar no fim sem grandes transtornos. O segredo é antecipar o que poderia dar errado, e deixar um plano de ação para caso isso ocorra. Faça uma planilha com o que poderia ocorrer, coloque a probabilidade de ocorrer, e o impacto causado caso o problema ocorra (pode ser de 1 a 5, sendo 1 muito baixo, e 5 muito alto), para os problemas que você julgar mais ameaçador (impacto muito grande, ou impacto não tão alto, mas com grande chance de ocorrer), estabelece um plano de ação para o mesmo. Mantenha sua planilha de riscos sempre atualizada.

Fases do projeto.

Dependendo da metodologia utilizada, o projeto será dividido em fases diferentes, no entanto, podemos agrupa-las em basicamente 3 fases principais:

Planejamento - O planejamento, para mim, é a parte mais importante do projeto. É nessa fase que você irá definir escopo, recursos necessários, tempo, fazer análises de riscos, desenvolver o cronograma etc. Na ansiedade de "ganhar tempo", muitas pessoas queimam essa etapa e partem direto para o desenvolvimento das atividades. Isso é um grande erro, pois é justamente no planejamento que ganhamos tempo e dinheiro.

Desenvolvimento - Essa é a parte de estender as mangas e realizar as atividades programadas. O principal ponto de atenção aqui é acompanhar se o andamento do projeto está de acordo com o planejado. Caso gestor perceba que as coisas não estão andando corretamente, ou o planejamento não tenha sido bem feito, ele precisa agir rápido para replanejar e reorganizar as atividades, gerando o menor impacto possível sobre o projeto.

Encerramento-  Ao término do desenvolvimento, é importante apresentar os resultados para os interessados, fazer um balanço do que ocorreu, entender as falhas e pensar como elas podem ser evitadas no futuro, fazer treinamentos (caso seja a implantação de algo novo), etc.

Bom, espero que esse post o ajude a melhorar o andamento de seus projetos, ou pelo menos deixa-lo mais consciente sobre como tem sido a sua gestão. Procure colocar esses conceitos em prática, pesquise sobre o assunto, aprenda com seus erros passados e, acima de tudo, lembre-se que o que é feito para Deus merece todo o nosso empenho para realizar o melhor possível.