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segunda-feira, 9 de agosto de 2010

Conceitos básicos de Gestão de Projetos

Com toda certeza, um assunto que líderes nas igrejas devem entender muito bem é gestão de projetos. O motivo disso é muito simples, muito do que fazemos na igreja são projetos, e para realiza-los da melhor forma possível, precisamos saber gerenciá-lo bem.
Apesar de não ser um especialista no assunto, tudo no meu dia-a-dia de trabalho está ligado a isso, o que torna esse tema muito "natural" para mim.
Nesse post eu gostaria de colocar alguns conceitos básicos para ajudar a você administrar os projetos dentro da sua igreja. Algumas coisas podem parecer um pouco óbvias, mas acredite, nem o óbvio é feito na maioria das vezes.

Projeto x Processo

O primeiro conceito básico é saber o que é um projeto, e o que o difere de um processo. O projeto, assim como o processo, é algo que precisa ser realizado (um conjunto de atividades), que tenha começo, meio e fim definidos.A diferença entre os dois é que o projeto ocorre uma única vez, enquanto o processo é cíclico, ou seja, se repete "n" vezes. Por exemplo, preparar a pregação do culto de domingo é um processo, organizar uma viagem missionária inter-continental, construir o templo da congregação, organizar um culto fora do templo etc, são projetos.

As 4 bases de um projeto

Escopo - Define o que será feito. É muito importante fechar bem o escopo do que será feito antes iniciar o projeto. Muitos projetos "dão errado" porque não foi bem definido o que ia ser feito, nem entendido o tamanho das atividades antes de iniciar o projeto, e no meio do desenvolvimento descobrem não será possível concluir o projeto por falta de recurso, ou finalizar na data necessária.

Tempo - Todas as atividades do projeto tem um tempo necessário para realiza-la. Depois de entender bem todas as atividades necessárias para realizar o escopo definido, e estimar o tempo necessário para realizar cada atividade, você consegue saber qual o tempo total para realizar o seu projeto. Quanto mais atividades, maior o tempo necessário para realizar o projeto.

Recurso - Em recursos é envolvido tudo o se tem disponível para realizar o projeto, ou seja, dinheiro, pessoas equipamentos etc.

Qualidade - Muitos gestores não consideram a qualidade como uma "variável", pois não é algo que você deva mexer. No entanto, se você tem que realizar uma tarefa com um escopo maior do que o tempo e recurso disponível para a mesma, naturalmente a qualidade do produto final será afetada, e o resultado será de pior qualidade do que o esperado. Sempre se programe para atingir o melhor nível de qualidade possível. Lembre-se que muitas vezes o "barato sai caro". Fazer mal-feito quer dizer que terá que ser feito "de novo".

Essas quatro bases se relacionam diretamente, se você diminuir os recursos (pessoas), terá que diminuir o escopo, ou aumentar o tempo do projeto, e assim por diante. Uma das maiores tarefas do gestor está em acompanhar essas variáveis e reorganiza-las, caso algo saia do programado.

Riscos

É natural que alguma coisa ao longo do projeto não saia como o previsto. A todo momento, existem riscos de ocorrer algo que impacte o seu projeto. Saber administra-los é fundamental para chegar no fim sem grandes transtornos. O segredo é antecipar o que poderia dar errado, e deixar um plano de ação para caso isso ocorra. Faça uma planilha com o que poderia ocorrer, coloque a probabilidade de ocorrer, e o impacto causado caso o problema ocorra (pode ser de 1 a 5, sendo 1 muito baixo, e 5 muito alto), para os problemas que você julgar mais ameaçador (impacto muito grande, ou impacto não tão alto, mas com grande chance de ocorrer), estabelece um plano de ação para o mesmo. Mantenha sua planilha de riscos sempre atualizada.

Fases do projeto.

Dependendo da metodologia utilizada, o projeto será dividido em fases diferentes, no entanto, podemos agrupa-las em basicamente 3 fases principais:

Planejamento - O planejamento, para mim, é a parte mais importante do projeto. É nessa fase que você irá definir escopo, recursos necessários, tempo, fazer análises de riscos, desenvolver o cronograma etc. Na ansiedade de "ganhar tempo", muitas pessoas queimam essa etapa e partem direto para o desenvolvimento das atividades. Isso é um grande erro, pois é justamente no planejamento que ganhamos tempo e dinheiro.

Desenvolvimento - Essa é a parte de estender as mangas e realizar as atividades programadas. O principal ponto de atenção aqui é acompanhar se o andamento do projeto está de acordo com o planejado. Caso gestor perceba que as coisas não estão andando corretamente, ou o planejamento não tenha sido bem feito, ele precisa agir rápido para replanejar e reorganizar as atividades, gerando o menor impacto possível sobre o projeto.

Encerramento-  Ao término do desenvolvimento, é importante apresentar os resultados para os interessados, fazer um balanço do que ocorreu, entender as falhas e pensar como elas podem ser evitadas no futuro, fazer treinamentos (caso seja a implantação de algo novo), etc.



Bom, espero que esse post o ajude a melhorar o andamento de seus projetos, ou pelo menos deixa-lo mais consciente sobre como tem sido a sua gestão. Procure colocar esses conceitos em prática, pesquise sobre o assunto, aprenda com seus erros passados e, acima de tudo, lembre-se que o que é feito para Deus merece todo o nosso empenho para realizar o melhor possível.

quinta-feira, 5 de agosto de 2010

Google Alerts

Eu monitoro alguns assuntos na web, principalmente em relação ao meu trabalho (Business Intelligence). Uma ferramenta que me ajuda muito é o Google Alerts (http://www.google.com/alerts). Nele você cadastra um assunto para ser pesquisado (como em uma busca normal), e o google envio no seu email todas as novidades encontradas sobre o assunto cadastrado dentro do período que você configura (novas ocorrências / diário / semanal). Com isso estou sempre atualizado com novidades, notícias, publicações e artigos científicos etc, sem gastar um grande esforço para encontrar essas informações.

Baseado em um trabalho de Inteligência Competitiva da minha pós, junto com um colega, nós montamos uma pequena interface para armazenar e analizar os links encontratos e observar a tendência daquele assunto.

Para o contexto do blog, você pode monitorar um assunto que seja relevante para a sua igreja, como por exemplo um projeto de lei que afete a igreja de algum modo.

O google alerts faz parte das ferramentas do google labs (http://www.googlelabs.com/). Nesse link você pode encontrar diversas ferramentas (gratuitas) que podem ter uma aplicação interessante para você.